Betriebsausgabenabzug: Telefon- und Internetkosten

Die meisten Selbstständigen sind als Einzelunternehmer tätig. Dies gilt auch für Freiberufler. Mit der Rechtsform "Einzelunternehmung" gehen Besonderheiten einher. Bei einem Einzelunternehmer lässt sich der betriebliche Bereich oft nicht ohne weiteres vom privaten trennen. Die Notwendigkeit der Unterscheidung resultiert aus dem Umstand, dass eine Person aus steuerlicher Sicht zum einen Betriebsinhaber/Unternehmer und zum anderen Privatperson ist. Aus diesem Grund ist prinzipiell jede Handlung der natürlichen Person dahingehend zu überprüfen, ob sie betrieblich veranlasst ist. Denn nur dann dürfen die durch die Tätigkeit entstehenden Kosten grundsätzlich als Betriebsausgaben erfasst werden und den Gewinn aus Gewerbetrieb und/oder selbstständiger (freiberuflicher) Arbeit mindern.

Schwierigkeiten bereiten unter anderem Wirtschaftgüter, die ein Selbstständiger sowohl für betriebliche als auch private Zwecke verwendet. Wird beispielsweise ein Telefon gleichzeitig betrieblich und privat genutzt, liegen aus steuerlicher Sicht gemischte Aufwendungen vor. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat für diesen Fall ein generelles Aufteilungs- und Abzugsverbot bestimmt. Demnach dürfen die Ausgaben prinzipiell nicht, also auch nicht anteilig als Betriebsausgaben erfasst werden. Zu beachten ist in diesem Zusammenhang allerdings die sogenannte Geringfügigkeitsgrenze: Liegt der private Ausgaben-Anteil bei nicht mehr als 10 Prozent, ist der Betriebsausgabenabzug in voller Höhe zulässig.

In den letzten Jahren hat der BFH allerdings einigen Ausnahmen vom Aufteilungs- und Abzugsverbot zugelassen. Die allgemeinen Voraussetzungen für die Aufteilung und den anteiligen Abzug sind: Der berufliche Nutzungsanteil ist nicht von untergeordneter Bedeutung und objektive Merkmale ermöglichen eine zutreffende und leicht nachprüfbare Trennung der Ausgaben.

Dass eine exakte Trennung zwischen betrieblich und privat oft nicht möglich oder mit viel Aufwand verbunden ist, liegt auf der Hand. Denken Sie zum Beispiel an die Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs, Computers oder Telefons. Jede Verwendung dieser Wirtschaftsgüter müsste aufgezeichnet und der jeweiligen Sphäre zugeordnet werden. Dies setzt zunächst eine geeignete Erfassungsgröße voraus, wie beispielsweise die Nutzung eines Computers in Minuten oder Stunden.

Das ordnungsgemäße Fahrtenbuch ist ein gutes Beispiel für die Trennung zwischen betrieblich und privat. Erfassungsgröße sind hier die zurückgelegten Kilometer. Am Ende des Jahres werden die angefallenen Kfz-Kosten durch die Jahres-Gesamtfahrleistung geteilt. Die sich hierdurch ergebenden Kosten pro Fahrtkilometer sind anschließend mit den Betriebs-Kilometern zu multiplizieren. Sofern das Fahrzeug nicht für Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte genutzt wird, stehen die Betriebsausgaben damit fest. Allerdings ist das Führen eines Fahrtenbuchs (zeit-)aufwändig. Aus diesem Grund vermag der Gedanke an ein Fahrtenbuch nicht zu begeistern, genauso wenig wie der an ein Computer- oder Telefonbuch.

Was also tun, um die im Laufe eines Jahres anfallenden Telefon- und Computerkosten angemessen zu verteilen, ohne sich dabei einen enormen bürokratischen Aufwand aufzubürden? Erfolgt keine genaue Aufzeichnung der Nutzung, bietet sich die Schätzung des privaten und betrieblichen Anteils an. Eine Schätzung des Steuerpflichtigen wird von der Finanzverwaltung grundsätzlich akzeptiert. Allerdings müssen die im Rahmen der Steuererklärung gemachten Angaben schlüssig und nachvollziehbar sein.

Viele Selbstständige ermitteln ihren betrieblichen Kostenanteil, indem Sie auf einen festen Prozentsatz zurückgreifen. Von den angefallenen Gesamtkosten werden dann X-Prozent pro Jahr als betrieblich ausgewiesen. Da es keine steuerrechtliche Vorschrift gibt, die die Höhe des zum Ansatz gebrachten Prozentsatzes regelt, erfordert die Festlegung ein gewisses Fingerspitzengefühl. Die berufliche Tätigkeit ist dabei ein wichtiges Entscheidungskriterium. Würden sich ein Handelsvertreter und ein Tierarzt für denselben Prozentsatz entscheiden, dann könnte dies bei dem einen oder anderen Finanzbeamten auf Widerstand stoßen.

Wenn auch Sie die insgesamt angefallenen Kosten unter Rückgriff auf einen festen Prozentsatz verteilen, sollten Sie sich über folgendes im Klaren sein: Je höher der von Ihnen gewählte betriebliche Prozentsatz, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit einer Nachfrage oder Ablehnung durch das Finanzamt.

Es kann nur davor gewarnt werden, den Betriebsausgaben-Bogen zu überspannen. Sobald Ihnen das Finanzamt nämlich aufgrund Ihres Kostenansatzes besondere Aufmerksamkeit schenkt, befinden Sie sich in einer unvorteilhaften Position. Denn die Korrektheit Ihres Kostenansatzes haben im Zweifel Sie zu beweisen. Lehnt das Finanzamt Ihre ursprüngliche Schätzung ab, müssen Sie Ihre Betriebsausgaben anhand geeigneter Unterlagen belegen. Unverhofft landen Sie dann dort, wo Sie wahrscheinlich nicht hinwollten, nämlich bei der Vorlage (hoffentlich vorhandener) Einzelaufzeichnungen oder der Aufschlüsselung Ihrer Einzelverbindungsnachweise.

Bei den Telefon- und Internetkosten bestehen aber noch andere Aufteilungs-Möglichkeiten. Wenn Sie über eine ISDN-Leitung verfügen, dann können Sie Ihrem Betrieb eine separate Nummer zuweisen. Mit Hilfe der Ihnen von Ihrer Telefongesellschaft kostenlos zur Verfügung gestellten Einzelverbindungsnachweise können Sie die auf Ihren Betrieb entfallenden Ausgaben dann ohne größeren Aufwand ermitteln. Die ISDN-Grundgebühr wird entsprechend des Verhältnisses betrieblich zu privat aufgeteilt. Gleichermaßen können Sie mit Ihren Internetkosten verfahren. Für betriebliche und private Zwecke lassen sich unterschiedliche Internet-Einwahlnummern nutzen. Aber auch bei der Kostenverteilung über verschiedene (Einwahl-)Nummern ist es oft von Vorteil, allzu große Ungleichgewichte zu vermeiden. Der private Kostenanteil sollte besser nicht ins Bodenlose stürzen, denn dies löst bei manchem Finanzbeamten Skepsis aus.

Da viele Selbstständige heute sowohl über einen Festnetzanschluss als auch ein Mobiltelefon verfügen, gewinnt eine weitere Aufteilungs-Alternative an Bedeutung: Dem Finanzamt wird mitgeteilt, dass das Mobiltelefon ausschließlich für betriebliche Zwecke verwendet, der Festnetzanschluss dagegen allein für private Gespräche genutzt wird (oder andersherum). Solange die sich aus dieser Feststellung ergebende Ausgabenverteilung plausibel erscheint, kann mit der Zustimmung des Finanzamtes gerechnet werden. Um eine derartige Kostenaufteilung noch glaubwürdiger zu machen, könnte es sinnvoll sein, jedem Telefon einen geringen Fremdnutzungsanteil zuzubilligen, also beispielsweise nur 85 Prozent der Kosten des Mobiltelefons als betrieblich anzusetzen. Denn schließlich sagt einem der gesunde Menschenverstand, dass über ein betriebliches Mobiltelefon auch hin und wieder Privatgespräche geführt werden.

Ganz gleich, welchen Kostenverteilungs-Weg Sie einschlagen: Denken Sie stets an die möglichen Folgen eines auf den ersten Blick überzogenen Betriebsausgaben-Ansatzes. Das Finanzamt kann von Ihnen die Vorlage von Gesprächs- und Nutzungsnachweisen verlangen. Kommt es hierzu, haben Sie sich mit Sicherheit keinen Gefallen getan. Also bleiben Sie besser mit Ihrem Kostenansatz von vornherein auf dem Teppich. Manchmal ist etwas weniger am Ende mehr.

(Veröffentlichung: 7.5.2006)

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